Korpojęzyk od kilku już lat zadomowił się na dobre w polskich firmach, nie tylko tych dużych ale i mniejszych. Mamy call’e, brejnstormy, z których minutes potem briefujemy (najlepiej asap) do CEO lub innego board member. Podobnie dochodzi do przyswojenia kultury organizacyjnej rodem z wielkich koncernów na gruncie rodzimych firm. A jednym z jej elementów jest feedback.
Mówi się o nim w zasadzie codziennie, zwykle gdy pracownik wysyła wyniki swojej pracy do przełożonego, prosząc o informację zwrotną. I rzeczywiście jest to istotne narzędzie współpracy, gdyż umożliwia identyfikację problemów, pozwalając pracownikom zrozumieć swoje mocne strony oraz obszary do poprawy. Szefowie mają zazwyczaj szerszą perspektywę i wiedzę, które mogą być dla podwładnych cennymi wskazówkami. Ich konstruktywny feedback może być istotnym wkładem w rozwój zawodowy pracowników, dawać im motywację do poszerzania umiejętności w celu unikania błędów i do doskonalenia się aby móc pełniej angażować się w realizację celów firmy.
Ale czy działa to tylko w jedną stronę? Czy także pracownik może „wracać” do szefa z feedback’iem? I czy ta informacja zwrotna w drugą stronę jest tak samo ważna?
Jak najbardziej! Nie tylko może a nawet powinien, a jest ku temu kilka powodów:
- informacje zwrotne sprzyjają otwartej komunikacji między pracownikami i menedżerami, są okazją do wypowiedzenia swojej opinii, do przedstawienia swojego punktu widzenia na kwestie, w których różnicie się priorytetami, albo w których Wasze doświadczenie jest bogatsze,
- feedback do szefa daje mu więc możliwość rewizji swojego poglądu na określony temat i, co może ważniejsze, na temat pracownika czy nie sprawdziłby się on lepiej w innej roli, z innymi powierzonymi zadaniami, w których czułby się lepiej i osiągałby lepsze wyniki,
- można więc powiedzieć, że informacja zwrotna od pracownika zapewnia menedżerom cenny wgląd w ich mocne strony i obszary wymagające poprawy, co pozwala im zwiększyć swoje umiejętności i skuteczność w kierowaniu zespołami,
- menedżerowie mogą dzięki niej lepiej zrozumieć oczekiwania członków zespołu i vice versa, co promuje przejrzystość i zaufanie, a ogranicza nieporozumienia,
- kiedy pracownicy czują, że ich głos jest słyszany, a ich opinie są doceniane, stają się bardziej zaangażowani i oddani swojej pracy i organizacji jako całości, co podnosi ich efektywność,
- feedback do szefa nakręca swego rodzaju sprzężenie zwrotne odnośnie wymiany informacji, regularne „pętle” informacji zwrotnej promują kulturę ciągłego uczenia się i doskonalenia w firmie,
- menedżerowie, którzy otrzymują konstruktywne informacje zwrotne, są lepiej przygotowani do dostosowywania się do zmieniających się okoliczności i wprowadzania pozytywnych zmian.
Prawda, że brzmi przekonująco? Niemal jak gotowy przepis na szefa/managera roku!
To dlaczego w takim razie pracownicy dosyć rzadko korzystają z tej swego rodzaju opcji pomocy szefowi by był lepszym przełożonym?
Powodów jest kilka, te główne to negatywne konsekwencje z jakimi może spotkać się ich feedback, takie jak odwet, utrata przychylności, a nawet zwolnienie, jeśli skrytykują swojego szefa. Inni mogą martwić jak ich opinie będą odebrane zarówno przez szefa, jak i innych współpracowników, że zostaną uznani za wichrzycieli lub będą postrzegani w negatywnym świetle, co może wpłynąć na ich perspektywy zawodowe lub relacje w pracy. Jeszcze inni wstrzymują się przed wypowiedzeniem swojej opinii, gdyż uważają, że będzie ona daremna, bezsensowna, ignorowana, a otwarte krytykowanie autorytetów może być źle widziane lub nawet stanowić kulturowe tabu. Jak widać tych obaw jest sporo i niektóre z nich nie są takie całkiem bezpodstawne.
Jak więc wykorzystać tę opcję feedback’u do szefa, redukując choć w minimalnym stopniu te obiekcje? Jak w ogóle podejść do tematu informacji zwrotnej aby była ona jak najbardziej skuteczna i efektywna dla obydwu stron? Sposobów jest kilka, niekiedy diabeł tkwi w szczegółach:
- przekazywanie informacji zwrotnej wymaga taktu i rozwagi, a celem jest by odebrana ona została pozytywnie i doprowadziła do konstruktywnych rezultatów,
- wybór odpowiedniego czasu i prywatnej przestrzeni do przeprowadzenia rozmowy to dobry zwyczaj, zwłaszcza gdy feedback jest krytyczny,
- stres czy działanie pod wpływem emocji odbiera przekazowi jego obiektywność, spokojna komunikacja to jeden z elementów profesjonalizmu,
- feedback powinien być skupiony na temacie czy sytuacji, która jest obiektem krytyki, a nie na osobie,
- bycie konkretnym, posługiwanie się przykładami ułatwia odbiorcy zrozumienie informacji zwrotnej i dokonanie niezbędnych zmian,
- by feedback był skuteczny, powinien być konstruktywny, rzetelny i oparty na obserwacjach,
- metoda „kanapki” w przekazywaniu informacji, gdy najpierw zaczyna się od pozytywnego komentarza, a potem przedstawia informację zwrotną dotyczącą poprawy, a na koniec kolejną pozytywną uwagę lub zachętę, pomaga zrównoważyć informację zwrotną i utrzymać konstruktywny ton,
- konstruktywność to kwintesencja feedbacku, gdyż ma on pomóc danej osobie poprawić lub rozwinąć swoje umiejętności, dobrym pomysłem jest tutaj zaoferowanie sugestii lub zasobów, które mogą wesprzeć ją w radzeniu sobie z obszarami wymagającymi poprawy,
- dialog, w otwartym i nieoceniającym środowisku, w którym odbiorca feedbacku będzie czuł się komfortowo zadając pytania lub szukając wyjaśnień, to podstawa komunikacji w zespole i firmie.
Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, można skutecznie przekazywać feedback, nawet ten krytyczny w sposób pełen szacunku, konstruktywny i sprzyjający rozwojowi pracowników i firmy. Nie jest to łatwe, gdyż usunięcie barier na drodze do konstruktywnego feedbacku wymaga stworzenia kultury zaufania i bezpieczeństwa psychologicznego, w której pracownicy czują się upoważnieni do wypowiadania się, ufają, że ich opinie zostaną docenione i wykorzystane w działaniu, a także są pewni, że mogą to zrobić bez obawy przed represjami. Jednak proaktywne wysiłki ze strony kierownictwa, zachęcanie do otwartej komunikacji, aktywne słuchanie opinii pracowników i wykazywanie chęci uczenia się i rozwoju dzięki krytyce będzie zawsze prowadzić do lepszego zrozumienia potrzeb zespołu oraz lepszej współpracy.
Otwarcie się na feedback pracowników motywuje i zachęca do większego zaangażowania w realizację zadań zarówno cały zespół jak i lidera, jest więc kluczowe dla skutecznego zarządzania i budowania pozytywnej relacji między szefem a pracownikami.
A w końcu kto nie chciałby mieć idealnego szefa? Może Wasz feedback będzie dla niego najlepszym poradnikiem jak to osiągnąć i stać się mistrzem w zarządzaniu.
